郑州煤电:合同管理办法(2020年修订)    查看PDF公告

股票简称:郑州煤电 股票代码:600121

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郑州煤电股份有限公司 
合同管理办法 
(2020年修订) 
第一章  总 则 
第一条 为进一步规范郑州煤电股份有限公司(以下简
称“公司”)合同管理工作,建立健全合同风险防范机制,
减少合同隐患和经济纠纷,维护本公司合法权益,根据有关
法律法规和公司实际情况,特制订本办法。 
第二条 本办法适用范围:公司机关各部门、所属分公
司、全资子公司、控股子公司和参股子公司(以下简称“公
司所属各单位”或“各单位”)。公司按照协议等对子公司
另有特别规定的,从其规定。 
第二章  合同责任主体 
第三条 各单位为合同责任主体,本单位法定代表人(分
公司指单位负责人)为第一责任人,合同承办部门为直接责
任部门,合同管理部门为合同归口管理部门。 
第四条 合同签订由各单位法定代表人或其授权委托人
按照规定程序签订;合同履行,由合同承办部门按照合同约
定和有关规定处理合同事务;合同监管,由合同管理部门负
责合同的监督、指导。 
各单位要明确合同管理部门,并指定专人负责合同管理
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工作。 
第三章  合同承办及管理 
第五条 公司实行合同承办与合同监管相分离、合同分
级管理与集中管理相结合的原则。 
第六条 合同承办部门是合同签订、履行、争议解决的
实施主体,对合同的签订、履行、变更、解除、终止(中止)、
争议解决等事前、事中、事后全过程负责,其主要职责是: 
(一)负责合同签订前的资信审查和市场调查; 
(二)组织合同谈判; 
(三)拟订并制作合同文本,收集对方单位加盖公章的
营业执照复印件、法定代表人证明、签约人的授权书等; 
(四)确定会签部门,填写合同会签单,并提请合同会
签部门会签合同、合同管理部门审查合同; 
(五)负责签订、履行(包括验收、结算、催收催办)、
变更、解除合同,解决合同争议等; 
(六)及时向合同管理部门(人员)通报合同履行过程
中发生的问题,并同时提出解决问题的建议; 
(七)参加合同纠纷的协商、调解、诉讼等; 
(八)对所承办的合同建档管理,收集和保管合同签订、
履行相关的全部文件;并负责及时提供一份原件给本单位的
合同管理部门备份。 
(九)属于重大合同事项的,报管理层研究。 
第七条 合同管理部门是合同的监管部门,负责对合同
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签订履行情况实施监督、指导并提供咨询服务,其主要职责
是: 
(一)指导或聘请律师指导合同承办部门和人员依法签
订合同,参与重大合同的考察、谈判; 
(二)审核或聘请律师审核本单位的合同; 
(三)指导、监督、检查合同签订、履行、变更、解除、
终止(中止)、归档以及合同档案管理情况; 
(四)负责备份一套合同档案原件; 
(五)协助或聘请律师协助合同承办部门和人员处理合
同纠纷事宜。 
第四章  合同会签与审查 
第八条 合同会签实行事前会签审查制,合同必须经事
前会签审查后,方能加盖合同专用章。 
第九条 合同承办部门在合同签订前,应将合同协商的
意向、合同草案及全部材料报送财务部门、规划部门、项目
建设部门、合同管理部门等与该合同相关的部门会签审查,
并为每个部门预留 3个工作日审核时间(涉外合同应预留 10
个工作日)。 
第十条 各单位单项合同额度 50万元以上的合同、合同
标的以非货币形式表现的(如抵押、质押、担保合同等)或
履约期 1年以上的合同,还应在正式签订合同前提请公司合
同管理部门再次审查备案。 
合同双方均为公司单位的,由付款方负责提请公司合同
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管理部门审查备案。 
第五章  合同签订与履行 
第十一条 合同应具备以下主要条款: 
(一)当事人的名称(姓名)、住所及联系方式; 
(二)标的(指货物、劳务、工程项目等); 
(三)数量和质量标准,验收方式; 
(四)价款、酬金及货款结算方式; 
(五)签订的时间和地点(注:签订地原则上选择公司
所在辖区内); 
(六)履行的期限、地点和方式(注:履行地原则上选
择公司所在辖区内); 
(七)违约责任; 
(八)解决争议的方法(注:解决争议的法院原则上选
择我公司所在辖区内的法院); 
(九)货款结算办法,必须按照财务制度规定的结算办
法办理。 
第十二条 合同签订流程: 
(一)合同承办部门进行市场调查和合同相对人的主体
资格、资信情况调查等,然后牵头进行谈判,起草合同草案; 
(二)相关部门审查提出修改意见; 
(三)合同承办部门根据各部门的审核意见整理、修改
合同; 
(四)相关部门会签; 
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(五)法定代表人或其授权委托人签订合同; 
(六)印章管理部门审核无误后加盖合同章; 
(七)合同承办部门合同存档,并报合同管理部门原件
一份备份; 
(八)在合同履行过程中,如有变更、解除等情形,应
及时汇报,并依上述流程履行审核手续; 
(九)合同采用招投标形式的,合同文本应在标书发出
前进行会签审查; 
(十)合同签订,需要办理公证、担保、抵押及其他批
准手续的,由合同承办部门负责办理; 
第十三条 合同签订后,发现显失公平、重大误解或对
方有欺诈行为等严重损害公司利益的,应及时与对方协商变
更或解除合同,并立即采取合法有效的措施,制止危害行为
的发生,必要时可请求仲裁机构或人民法院予以变更或撤
销。  
第十四条  合同承办部门负责组织、协调合同义务的全
面履行,督促、检查、验收、确认合同对方义务的履行,对
方不履行义务、不完全履行或履行不当,应及时提出异议、
索赔,超出合同约定和法律规定时限导致无法主张权利的,
应当追究相关责任人员的责任。 
第十五条 对应验收的标的物,应由有关部门验收后签
署验收证明。对验收不合格或与合同规定不符的标的物,承
办部门应及时提出书面意见,按法律规定和合同约定的时
间、方式向对方提出异议、索赔,保留原始证据,并尽快采
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取适当措施解决。 
第十六条 在书面合同签订之前,严禁各单位先行履行
合同。 
如遇特殊情况,必须先履行合同的,须经公司分管领导
书面签字同意。合同开始履行后,要及时签订书面合同。 
第十七条 合同管理部门应定期对合同履行情况进行检
查,及时发现问题及时处理,维护单位合法权益。 
第六章  合同变更、解除及争议的处理 
第十八条  合同的中止、变更和解除,应依照法律和合
同规定,由合同承办部门按原合同签订时的审批权限和程序
办理。 
第十九条 由于合同相对方的原因或其他原因,致使合
同中止、变更或解除,由此给单位造成经济损失的,合同承
办部门应及时按规定向对方索赔。在合同约定和法律规定时
限内没有主张索赔,导致损失不可挽回的,应追究合同承办
部门及人员的责任。 
第二十条 合同发生纠纷的,合同承办人员应及时查明
事实,收集证据,在维护公司利益的前提下,积极协商解决。
协商不成的,应及时按照公司对诉讼与非诉讼案件等相关规
定办理。 
第七章  合同档案管理 
第二十一条 合同档案管理实行分级管理和集中管理相
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结合的原则,合同承办部门应建立详细全面的合同档案并将
档案材料交由单位档案部门保存。合同管理部门应备份一套
合同档案复印件。 
第二十二条 合同管理部门要建立合同台账并做好合同
档案管理监督工作。 
第二十三条 合同档案内容包括但不限于:可行性研究
报告、项目建议书、对方证照资质、招投标文件、授权委托
书、合同文本、合同附件、合同会签单、会议纪要、合同履
行材料、合同变更材料、合同终止(中止)材料、合同解除
材料、索赔材料、往来信函、电报、传真等。 
合同档案材料必须为原件。 
第八章  其他 
第二十四条 公司之前的规定与本办法不一致的,以本
办法为准。各单位要严格按照本办法规定做好合同管理工
作。各单位可结合本单位实际情况,对本办法实施细化。 
第二十五条 公司合同管理部门有权对各单位合同管理
情况进行监督检查。对违反本办法的单位和个人由纪检监察
部门按照规定处理。 
第二十六条 本办法自董事会审议通过之日起施行。